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Conceptos básicos

Koncept Qué es Ejemplo
Documento Unidad de información individual gestionada por el sistema: el archivo junto con sus propiedades y su historial. Una factura concreta.
Majetek Cada uno de los datos que describen un documento: una fecha, un número, un importe, un nombre. En gestión documental se llaman también metadatos. Número de factura, proveedor, importe total.
Sbírka Un conjunto de documentos del mismo tipo, con características y propiedades comunes. Facturas, contratos, documentación de RRHH.
Expediente La agrupación lógica de varios documentos relacionados con un mismo proceso o asunto, aunque sean de distintas colecciones. Todos los documentos de un empleado.
Doručená pošta Punto de entrada que recibe los documentos y los pasa a su procesamiento antes de incorporarlos a su colección. La bandeja de entrada de facturas.
Flujo de trabajo Proceso que se pone en marcha cuando ocurre algo, por ejemplo cuando se incorpora un documento, y ejecuta una serie de pasos. Aprobación de facturas según su importe.
Tarea Trabajo que debe hacer una persona: completar algo, aprobar o subir un documento. Aprobar una factura.

Las colecciones. Una colección organiza los documentos según qué son: todas las facturas van a la colección Facturas y todos los contratos a la colección Contratos. Cada colección define:

  • Sus propiedades (metadatos): la información que describe cada documento. Las facturas tienen número, fecha, proveedor, impuestos y total; un contrato tiene otras.
  • Cómo se clasifica cada documento: el árbol de clasificación de la colección se construye a partir de esas propiedades.
  • Cómo se comporta cada propiedad: si es obligatoria, si se puede editar, si es visible y si tiene un valor por defecto.
  • Cómo se nombran los documentos: unas reglas propias generan automáticamente un nombre estructurado a partir de las propiedades, conservando el nombre original del archivo.
  • Quién puede hacer qué: los permisos de operación se asignan por colección.

En Waidok Essential las colecciones vienen ya configuradas para cada caso de uso, con sus propiedades y permisos.

El cambio de paradigma: de las carpetas a las propiedades. En el modelo tradicional, para encontrar un documento había que saber dónde se guardó: carpeta Facturas › 2026 › Proveedor X. Con las propiedades eso ya no es necesario. Cada factura tiene como propiedades su tipo de documento, su proveedor y su fecha, entre otras, y se puede recuperar por cualquiera de esos datos o combinándolos. Incluso se puede localizar una factura concreta de forma unívoca y sin error, por ejemplo por su número.

Las propiedades, el lenguaje común. Las propiedades no sirven solo para buscar. También se usan para generar el nombre del documento, para construir el árbol de clasificación (por ejemplo, Facturas › Proveedor › Año), para decidir quién puede ver cada documento y para que los flujos tomen decisiones, como comparar el importe con los límites de aprobación.

Los expedientes. Un expediente agrupa documentos relacionados con un mismo proceso o asunto, aunque sean de colecciones distintas: por ejemplo, todos los documentos de un empleado o de un proyecto. En Waidok Essential los expedientes vienen ya configurados, igual que las colecciones, y los usan los flujos de Gestión de contratos (el contrato aprobado se archiva en su expediente) y de RRHH (expediente de selección y expediente del empleado). Al incorporar un documento desde la bandeja de entrada se puede indicar a qué expediente pertenece con Select record, y se accede a ellos desde el acceso Expedientes del bloque Enlaces.

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