Co je správa dokumentů?

Systém správy dokumentů je soubor hardwaru, softwaru a postupů, který umožňuje efektivní pořizování, indexování, ukládání a vyhledávání dokumentů v mnoha různých fyzických a digitálních formátech.

Vraťme se však o několik let zpět, do 80. a 90. let minulého století, abychom zjistili, že povědomí o těchto problémech již přimělo výrobce hardwaru a vývojáře softwaru přijít s řešením.

Zlevnění potřebných zařízení (osobní počítač, skener, úložná zařízení) a rozšíření databázového softwaru a softwaru pro optické rozpoznávání znaků (OCR) otevřelo možnost vytvořit řešení schopná řešit získávání, indexování, ukládání a vyhledávání informací pro firemní prostředí.

Komplexní projekty pro správu velkých objemů informací bylo v té době samozřejmě schopno řešit jen několik málo firem. Malé a střední podniky jednak nedisponovaly potřebným rozpočtem, jednak nespravovaly takový objem dokumentů, který by takovou investici ospravedlnil.

Popularizace internetu, pokrok v oblasti hardwaru i softwaru a přechod k informační ekonomice vytvořily v prvních letech století zcela odlišný scénář, v němž nejenže malé a střední podniky nyní potřebovaly spravovat velké objemy informací, ale hardware a software dosáhly úrovně vyspělosti a efektivity, která mohla na tyto potřeby reagovat ekonomicky přijatelným způsobem.

Postupem času se tytéž potřeby stávaly sofistikovanějšími a musely zahrnovat pokročilejší aspekty, jako je řízení verzí, zabezpečení, pracovní postupy nebo spolupráce na samotných dokumentech.

Nakonec díky rozvoji cloudových systémů v posledním desetiletí se potřeba specializovaného hardwaru a instalace, konfigurace, údržby a aktualizace softwaru pro správu dokumentů stala prakticky zastaralou. Většina řešení pro správu dokumentů dnes nabízí alespoň verzi softwaru jako služby (SaaS ), která malým a středním podnikům digitalizaci usnadňuje a zlevňuje. Tato řešení také umožňují, aby byl archiv dokumentů společnosti přístupný 7×24, odkudkoli a z jakéhokoli zařízení, a to vždy v souladu s právními a bezpečnostními požadavky.